・うまく議事録を作成できない
こんな疑問にお答えします。
私も新入社員の時に、議事録の作成で非常に苦労しました。
しかし、この記事で紹介するコツを実践することで、会議（1時間）の議事録の作成時間を3時間から30分に短縮するとこができました。
本記事では、
議事録を効率的に作成する4つのコツ
を紹介していきます。
この記事を読み、コツを実践することで議事録の作成時間を短縮することができると思います。
議事録を書く理由
議事録を効率的に作成するには、まずその目的を知る必要があります。
目的（ゴール）を知らずに作り始めても（歩き始めても）迷ってしまいますからね。
そもそも議事録を書く理由ですが、これは議事録を見るタイミングに着目すると明らかです。私の会社では以下2つのタイミングで議事録を確認します。
タイミング1：会議の最後
→会議で決まったこと（結論、宿題）を共有するため
（参加者全員で）
タイミング2：会議終了後に内容を確認したい時
→会議の内容（結論、宿題、経緯）を再確認するため
（個別に）
これより、議事録というは会議の最後に「結論」「宿題」を共有するため、また、会議後にあいまいになってしまった「結論」「宿題」「それに至った経緯」を確認するために作成するのです。
なので、議事録には
・議題に対する結論
・ ”誰が” ”いつ” ”何を”がわかる宿題
・その結論と宿題に至った経緯
を記載していけばよいのです。
ここまでで、議事録を書く理由とポイントが整理できたと思います。
コツ1：議事録は会話をメモするだけでよい
次に議事録をどう書いていくかですが、議事録作成には次の2つのフェーズがあります。
フェーズ1（会議中）：ひたすら議事メモを書く
フェーズ2（会議後）：議事メモをまとめ、議事録の形にする
会議中は会話をメモすることに集中します。逆に言うと、会話を時系列に沿ってメモするだけで良いです。そして会議後に、作成した議事メモをもとにまとめていきます。
フェーズ2については後述しますので、ここではフェーズ1の解説をしていきます。
議事メモは基本的に、会話のまとまりごとにQ&A形式でメモするだけです。例えば以下のような感じです。
■議事メモ例
・この製品の仕様書の作成は終わっているか？ (田中)
→優先度の高い別業務が入りまだ終わっていない (鈴木)
→いつまでに作成が完了するのか？ (田中)
→5/30までに完了予定です。★ (鈴木)
会話の中で「結論」と「宿題」が出てきたら、文章の終わりにマークをつけておくと、フェーズ2でまとめやすくなります。私の場合、結論は「●」宿題は「★」と決めて記載しています。
また、会議の最後には、この議事メモを見ながら結論●と宿題★の部分を共有します。
そうですよね。会議中の会話を全てメモするにはコツがいります。
コツ2：議事録はパソコンで書く
会議中の会話を全てメモするのは大変です。特に手書きでは、会話のスピードについていけないため非常に困難です。
なので、フェーズ1の議事メモはパソコンで取るようにしましょう。
さらに、タッチタイピングを習得して文字入力のスピードも上げておきましょう。
タッチタイピングが習得できれば、会話のスピードに合わせて、メモを取ることができます。実際に私も習得して議事録は全てパソコンで取っています。
タッチタイピングの習得は難しいと感じるかもしれませんが、そんなことはありません。
継続は必要ですが、毎日10分の訓練で習得可能です。具体的な習得の手順をまとめていますので、是非参考にしてみてください。
タッチタイピングは議事録以外にもメール、報告書の作成などパソコンで文章を書く際に役立つため身に付けておきましょう。
コツ3：議事録は会議当日または次の日までにまとめる
会議が終わり議事メモが書けたらフェーズ2に移ります。
フェーズ2では、議事メモをもとに『議事録を書く理由』で述べた「結論」「宿題」「経緯」を以下のように整理していきます。
■目的または議題
■結論：議事メモの●部分を簡潔に
■宿題：議事メモの★部分を ”誰が” ”いつ” ”何を” がわかるように
■経緯：議事メモ全体を整えてコピぺ
あとは、会社のフォーマットに合わせて、「参加者」「日時」「場所」などを埋めていくだけです。
この作業は、会議当日または次の日までに完了させましょう。
時間が経てば経つほど内容を思い出すのに時間がかかり、議事録作成に時間がかかるためです。
コツ4：議事録はみんなで作る
最後になりますが、議事録はあなただけで作るものではありません。
あくまでも、たたき台を作成するのはあなたですが、最後は参加者みんなで内容を確認することで議事録は完成されます。
なので、あまり完璧を求めすぎないようにしましょう。
一人で時間をかけて作るよりも、素早く作成して参加者へ展開し、認識違いや不足等あれば指摘・修正してもらった方が、抜け漏れのない議事録を作成することができます。
議事録を作成する際に、このマインドは非常に重要になりますので、覚えておいてください。
まとめ：議事録を効率的に作成する4つのコツ
今回は議事録作成のコツを紹介してきました。まとめるとコツは以下の4つです。
コツ1：議事録は会話をメモするだけでよい
コツ2：議事録はパソコンで書く
コツ3：議事録は会議当日または次の日までにまとめる
コツ4：議事録はみんなで作る
新人の方は議事録を任されることが多いと思います。
あまり気が進まないと感じるかもしれませんが、議事録を作成することで、文章をまとめる力は確実に身に付きます。
なので、4つのコツを押さえて積極的に作成するようにしてください。
何度が作成することで、苦手意識もなくなっていくと思います。
