・サービス残業をやめるために仕事のスピードを上げたい
こんな疑問にお答えします。
私も以前は、仕事が遅くサービス残業することで仕事を終わらせていました。しかし、この記事の内容を実践することで、仕事を効率的にこなせるようになり、サービス残業を0にすることができました。
本記事では、仕事の効率を上げるために注目すべき2つの事について解説していきます。
その2つのことというのは『パソコン作業』と『思考』になります。
この記事を読むことで、仕事の効率的なこなし方が把握できます。また、記事の内容を実践することで、実際に仕事のスピードを上げることができると思います。
仕事の効率を上げるために注目すべき2つの事
仕事の効率を上げるために注目すべき2つの事は、冒頭でも紹介しましたが、『パソコン作業』と『思考』になります。
なぜこの2つに注目するのかというと、現代の会社員というのは仕事中ほとんどの時間を、この2つの行為に費やすからです。
あなたも仕事中は、タスクについて考え（思考し）パソコンへ入力することがほとんどではないでしょうか？
なので、大半の時間を費やすこの2つの効率を上げれば、必ず仕事は速くなります。
では、早速『パソコン作業』と『思考』について解説していきますね。
1つ目：パソコン作業
まず1つ目のパソコン作業についてですが、実はパソコン作業を効率化させる方法については、別の記事に詳しくまとめています。なので、ぜひそちらを御覧ください。
・パソコン作業を効率化できる便利な機能
・その便利機能の使い方・設定方法
・パソコン作業を効率化するために伸ばすべきスキル
・そのスキル伸ばし方
などについて詳細に書いています。
なので、この記事ではもう1つの『思考』について掘り下げていきたいと思います。
2つ目：思考
2つ目は人間が脳を使って考える行為である『思考』についてです。
仕事を効率化するには、仕事のことについて考え始める（思考する）前に、以下のステップを踏む必要があります。
ステップ1：脳内を空っぽにする
ステップ2：仕事のゴールを具体的にする
ステップ1は、『思考』を始める前の準備のようなものになります。
ステップ2は、これから何について『思考』するのかを明確する、思考の方向性を決める作業になります。
上記2つのステップを踏んでから『思考』に入ることで、効率的に考えることができ、仕事も速く終わるようになります。
それぞれのステップについて解説していきますね。
ステップ1：脳内を空っぽにする
まず、思考を始める前に準備として脳内を空っぽにしていきます。
そうすることで、この後行う思考に集中できるようになります。
どういうことかというと、
例えば、仕事Aのことを考えている最中に、仕事B,Cのことが気になってなかなか集中できなかった、というような経験があなたにもあると思います。
このように思考に集中できなくなることがないように、
この場合でいうと、仕事Aの思考中に仕事B,Cについては考えない状態にするのです。（これが『脳内を空っぽにすること』になります。）
すると、仕事Aの事だけを集中して考えられるようになるので、思考に集中することができます。
では、どうやって仕事B,Cについて考えない状態にするでしょうか？
ステップ1：脳内を空っぽにする方法
脳内を空っぽにする方法は非常に簡単です。
１日の予定を全てメモに書き出しておくだけです。
そうすることで、今日何をしなければいけないのか（思考するうえでは余計な事）をメモ帳がすべて覚えておいてくれます。なので、あなたは考えるべきことだけに集中することができるのです。
これは、パソコンを例にするとわかりやすいです。
パソコンは
・処理を実行する部分：CPU
・データを記憶しておく部分：ハードディスク
というように、役割を単純にして分担することで、高速な処理が可能になっています。
考え方はこれと同じで、パソコンでいうハードディスクの部分を『メモ』に担当してもらうのです。そうすることで、CPU（我々で言う脳）の負荷を減らし、効率的に思考することができます。
なので、これからは
脳は思考するために使うのであって、何かを覚えておくために使うものではない
と考えるようにしましょう。
メモは紙に書くこと
ちなみに、この『メモ』は紙に書くことをオススメします。
理由は、素早く『確認』と『追記』ができるからです。パソコンのメモ帳だと毎回起動したり、ファイルを探したりして時間がかかるので、、
さらに、紙といってもメモ帳ではなくバインダーがベストです。なぜかというと、バインダーにはメモ帳にある以下２つのデメリットがないからです。
・取り出した後にページを開く必要がある
・右ページは机との段差があって書きにくい
私はとにかく素早く『確認』と『追記』がしたいので、バインダーを愛用しています。
ステップ2：仕事のゴールを具体的にする
ステップ1で脳内を空っぽにした後、まだ思考には入らないでください。ステップ２として仕事のゴールを具体的にしていきます。
ゴールを具体的にすることで、以下２つのメリットがあります。
①無駄な仕事を減らすことができる
②仕事のやり直しを減らすことができる
①ができる理由は、ゴールを具体的にすることで、過剰に仕事の品質を上げることがなくなるためです。
②ができる理由は、ゴールを具体的にすることで、的外れな方向に仕事が進む可能性が小さくなるためです。
イメージできるようにみなさんもプレイしたことがある、ポケモンを例に説明していきます。
仕事のゴールが抽象的【ダメな例】
抽象的なゴール：ジムリーダーに勝つ
上記のゴールをもとにサトシは下記のように『思考』しました。
サトシ「ジムリーダーのポケモンは強いから、とりあえずお気に入りのポケモン３体（水・草・地面タイプ）のレベルを上げよう」
サトシ「どのくらいレベルをあげようか？とりあえず5レベルくらい上げておこう」
➡ポケモン３体のレベルを上げて、その後ジムリーダーと対戦
サトシ「あれ？草タイプのポケモンを使うの？やばいな・・・」
➡レベルを上げたポケモンとジムリーダーのポケモンとの相性が悪く敗北
サトシ「草タイプに強い炎タイプのポケモンを捕また後、もう一度レベル上げかぁ・・・」
ゴールを達成できず、レベル上げ（作業）のやり直しが発生してしまいましたね。
仕事のゴールを具体的【良い例】
具体的なゴール：ジムリーダーのもつ草タイプポケモン３体に勝つ（最高レベルは35）
上記のゴールをもとにシゲルは下記のように『思考』しました。
シゲル「草タイプのポケモンが3体だから、相性の良い炎タイプのポケモンを2体用意しておけば十分だろう」
シゲル「最高レベルは35だからそれに合わせて、今より3レベルずつ上げておこう」
➡炎タイプポケモン２体のレベルを上げて、その後ジムリーダーと対戦
シゲル「いい調子だ、問題なく勝てそうだな」
➡ポケモンの相性もレベルも適切だったためジムリーダーに勝利
1回の挑戦でゴールを達成できましたね。
シゲルは具体的なゴールを設定することで、その後の『思考』でもゴールまでの道筋を具体的にイメージできています。
ここまでをまとめると
ここで、２つの例をメリット①②の観点で比較すると
サトシは３体のポケモンを5レベル上げたのに対して、シゲルは２体のポケモンを３レベル上げるだけで済んでいる。
→つまり無駄な仕事を減らすことができています。
また、サトシはポケモンの相性が悪くジムリーダーに再挑戦する結果となりましたが、シゲルは１回の挑戦で勝利している。
→つまり仕事のやり直しがありません。
この結果から、具体的なゴールを設定したシゲルの方が、仕事を効率的に進められていることがわかると思います。
ステップ2：仕事のゴールを具体的にする方法
では、シゲルのように『ゴールを具体的に設定する』にはどうすればよいのでしょうか？
それは、抽象的なゴールに対して以下の２つの質問をしていけばよいのです。
①誰を納得させればこの仕事は終わるか？
②その人はどんな状況でどんな性格なのか？
（その人の情報）
この質問に答えていくことで、簡単にゴールを具体的にすることができます。
先ほどのポケモンの例で考えると
先ほどのポケモンの例を使って、実際にゴールを具体的にしていきます。
■抽象的なゴール：ジムリーダーに勝つ
①誰を納得させれば（倒せば）この仕事は終わるのか？
→ジムリーダーの持つポケモンを倒す
②その人（ポケモン）はどんな状況でどんな性格なのか？
→最高レベルは35
→タイプは草タイプ
→合計３体いる
上記の２つの答えをまとめると、具体的なゴールは
ジムリーダーのもつ草タイプポケモン３体に勝つ（最高レベルは35）
となります。
もう少し仕事に近い例でも考えると（例：出張報告書の作成）
出張報告書の作成の仕事に対して、実際にゴールを具体的にしていきます。
■抽象的なゴール：出張報告書を作成する
①誰を納得させればこの仕事は終わるのか？
→部長の検印がもらえれば終わりなので、部長を納得させる
②その人はどんな状況でどんな性格なのか？
→時間はあまりとれない
→私が出張に行った背景を詳しく知らない
→結論に至った根拠を非常に大事にする性格である
上記の２つの答えをまとめると、具体的なゴールは
時間がない部長に対して、１ページ程度で背景と結論をメインにした出張報告書を作成する（結論の補足資料も簡単に作成する）
となります。
どうでしょう？２つの質問をすることで抽象的なゴールから、具体的なゴールを設定することができました。
世の中の全ての仕事は誰かが納得することで終わるようになっています。なので、この２つの質問をすれば、どんな仕事のゴールも具体的に設定できるようになります。
まとめ：仕事の効率を上げるために注目すべき2つの事
今回は、仕事の効率を上げるために注目すべき2つのこと『パソコン作業』と『思考のステップ』について解説してきました。
（パソコン作業については別の記事で説明しています）
仕事を効率化するための『思考』のステップは以下の流れでした。
ステップ1：脳内を空っぽにする
ステップ2：仕事のゴールを具体的にする
ステップ1を実行するには、１日の予定を全てメモに書き出す。
ステップ2を実行するには、仕事に対して誰を納得させる必要があり、その人がどんな状況/性格なのかを明確にする。
でした。
仕事をする上で、様々なことを思考する（考える）と思いますが、思考を始める前に上記の２ステップを踏むようにしましょう。
そうすれば、効率的に思考することができ、きっと仕事が速く終わるようになります。
